Поздравляем дорогих женщин с днем 8 марта!

Двадцать один вопрос о корпоративных информационных системах

10.07.2024

Написать эту статью меня вдохновили многочисленные разговоры с руководителями компаний и теми, кто так или иначе связан с внедрением корпоративных информационных систем. Что я узнал из этих бесед? Ну, во-первых, большинство из них просто не имеют достаточно знаний по этой теме. Во-вторых, среди них существует целый лес заблуждений, которыми они руководствуются при выборе системы.

Эта статья — моя попытка помочь руководителям, ответственным за автоматизацию, разобраться в предмете и принимать осознанные решения. Я старался писать простым и понятным языком, добавляя немного юмора, чтобы не утомлять сухими техническими деталями. Насколько мне это удалось — решать вам, дорогие читатели.

В последнее время термин "Корпоративная Информационная Система" (КИС) стал очень популярным. Столь популярным, что им иногда злоупотребляют, называя КИСом любые программные продукты, даже если они к КИС не имеют никакого отношения. Давайте разберёмся, что же это на самом деле.

Вопрос 1. Что такое Корпоративная Информационная Система?

На самом деле, официального или общепризнанного определения термина "Корпоративная информационная система" (КИС) не существует. Но давайте попробуем дать свое объяснение, не претендуя на абсолютную истину.

Итак, КИС — это комплекс программ или программная система, которая поддерживает основные бизнес-процессы компании. Размах этих процессов может быть очень широким. Например, в системе SAP R/3 количество различных бизнес-процессов и их вариаций превышает тысячу! Здесь и управление продажами (включая продажу в кредит или с оплатой встречными обязательствами), и планирование, и закупки, и производство, и хранение, и работа с персоналом, и многое другое.

Как видно из определения, КИС можно рассматривать одновременно и как часть инфраструктуры корпорации, обеспечивающую ее работу, и как управленческую технологию.

Раньше вместо термина КИС часто использовали другой — АСУП (автоматизированная система управления предприятием). Но АСУП времен СССР были совсем не тем, что мы называем КИС сегодня: экономическая система того времени наложила свой отпечаток на АСУП, в значительной мере дискредитировав этот термин.

Вопрос 2. Чем КИС отличается от ERP?

Такой вопрос часто задают руководители, которые погружены в тему и хотят разобраться во всех тонкостях. Термины вроде ERP (Enterprise Resource Planning), MRP (Material Requirements Planning), CRP (Capacity Resource Planning), MRPII (Manufacturing Resource Planning) и других пришли к нам из-за океана, из американской терминологии. Они описывают разные концепции и подходы, которые можно использовать при создании корпоративной информационной системы (КИС). Если сказать проще, любая ERP-система является КИС, но вот не каждая КИС — это ERP-система.

Что означают все эти загадочные аббревиатуры и термины? Давайте разберёмся в этом чуть позже.

Вопрос 3. Что даёт внедрение КИС?

Это, пожалуй, самый важный вопрос. Давайте на мгновение задумаемся: что даёт нам наша нервная система? Конечно, она позволяет нам управлять собой, справляться с неблагоприятными условиями и гибко реагировать на изменения в окружающей среде. Теперь представьте компанию как живой организм. В этом случае КИС (Корпоративная Информационная Система) — это её нервная система, которая пронизывает все органы и частицы корпоративного тела.

Улучшение внутренней управляемости, гибкости и устойчивости к внешним воздействиям повышает эффективность компании, её конкурентоспособность и, в конечном итоге, прибыльность. Внедрение КИС помогает увеличить объёмы продаж, снизить себестоимость, уменьшить складские запасы, сократить сроки выполнения заказов и улучшить взаимодействие с поставщиками. Однако, несмотря на все эти привлекательные утверждения, вопрос окупаемости инвестиций в КИС остаётся на повестке дня. Соотношение выгоды и стоимости системы — это один из ключевых факторов, влияющих на решение "покупать или не покупать". Внедрение КИС — это инвестиционный проект, который требует оценки стоимости и ожидаемой выгоды.

Оценить прямую окупаемость КИС довольно сложно, так как система оптимизирует внутреннюю структуру компании, снижает трудноизмеримые транзакционные издержки. Трудно определить, насколько увеличение доходов компании связано с работой КИС (читай — программной системы), а насколько — с настройкой бизнес-процессов, то есть управленческими технологиями. Однако в некоторых аспектах оценка вполне возможна. Например, в логистике, где внедрение КИС приводит к оптимизации материальных потоков и снижению потребности в оборотных средствах. Постановка системы финансового контроллинга на базе КИС позволяет снизить накладные расходы, ликвидировать убыточные подразделения и исключить из ассортимента нерентабельные продукты.

Оценить эффект от ликвидации хаоса совсем непросто. Для этого нужно чётко представлять масштабы хаоса, что по своей природе невозможно. Можете ли вы сказать, сколько денег теряет ваша компания из-за перекосов в ассортименте или срыва сроков исполнения заказов? Какие ресурсы оказываются замороженными из-за несогласованности данных в бухгалтерии, на складе и в цехах? А как оценить объём воровства и разбазаривания ресурсов?

Сейчас для оценки эффективности IT-проектов применяется метод инвестиционного анализа Cost Benefit Analysis (CBA). Этот метод основан на оценке и сравнении выгод от проекта с затратами на его реализацию. Глобальная цель внедрения КИС — повышение эффективности компании. Каждая компания определяет ключевые сферы, влияющие на её эффективность, так называемые "критические факторы успеха" (Critical Success Factor — CSF). Повышение эффективности происходит за счёт реализации задач в каждой из этих ключевых областей. Поэтому в основе CBA лежат бизнес-цели компании, определённые на этапе стратегического планирования.

Достичь цели можно разными путями, поэтому второй краеугольный камень CBA — сравнение альтернативных вариантов. Одним из возможных является вариант "без КИС", то есть развитие текущей ситуации без изменений. Сравнение вариантов проводится на основании измерения выгод и затрат, учитывая как количественные, так и качественные показатели. В последнее время всё больше внимания уделяется анализу качественных показателей. Помимо соотношения выгод и затрат, альтернативные варианты различаются степенью риска и факторами, которые эти риски определяют. Поэтому анализ влияния таких факторов на соотношение выгод и затрат является ещё одной важной задачей CBA.

Если говорить о статистике, показывающей эффективность внедрения КИС, вот несколько цифр: снижение транспортно-заготовительных расходов на 60%, сокращение производственного цикла по заказным изделиям на 50%, уменьшение задержек с отгрузкой готовой продукции на 45%, сокращение уровня неснижаемых остатков на складах на 40%, снижение производственного брака на 35%, уменьшение административно-управленческих расходов на 30%, сокращение производственного цикла по базовым изделиям на 30%, уменьшение складских площадей на 25%, увеличение оборачиваемости средств в расчётах на 30%, увеличение оборачиваемости ТМЗ на 65%, увеличение количества поставок точно в срок на 80%.

Эти данные собраны на примере западных компаний, где управление и так на высоком уровне. Как думаете, на российской почве эффект будет больше или меньше?

Вопрос 4. Что такое ERP, MRP, CSRP, etc.?

Американцы, как и мы, любят создавать всевозможные аббревиатуры, и сфера корпоративной автоматизации не стала исключением. Итак, что означают все эти загадочные термины? Поговорим о концепциях и методологиях, используемых при создании компьютерных систем управления.

Начнем с MPS (Master Planning Schedule). Это методология "объемно-календарного планирования", которая является основой для всех планово-ориентированных методологий. Чаще всего её используют в производстве, но она также подходит для других отраслей, таких как дистрибуция.

Далее MRP (Material Requirements Planning). Этот метод планирует потребность в материальных ресурсах, исходя из данных объемно-календарного плана производства. Основное понятие здесь — "разузлование", то есть превращение состава изделия в линейный список (Bill of Materials), по которому и планируют потребность и заказывают комплектующие.

Теперь CRP (Capacity Requirements Planning). Эта методология планирует производственные ресурсы. Она похожа на MRP, но работает с такими понятиями, как "обрабатывающий центр", "машина", "рабочие ресурсы", что делает её технически сложнее. Обычно CRP используют вместе с MRP из-за их тесной логической связи.

FRP (Finance Requirements Planning) — это методология, которая занимается планированием финансовых ресурсов.

MRPII (Manufacturing Resource Planning) — интегрированная методология, включающая MRP, CRP и, как правило, MPS и FRP. Здесь обязательно анализируют финансовые результаты производственного плана.

ERP (Enterprise Resource Planning) — это концепция бизнес-планирования. ERP-система выполняет функции, предусмотренные методологиями MPS, MRP, CRP и FRP. В отличие от MRPII, ERP позволяет "динамически анализировать" и "динамически изменять план" по всей цепочке планирования. Возможности ERP зависят от программной реализации. В отличие от MRPII, которая ориентирована на производственные компании, ERP можно использовать в торговле, сфере услуг и финансах.

CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) — планирование ресурсов, синхронизированное с потребностями покупателя. CSRP охватывает полный цикл: от проектирования изделия с учётом требований клиента до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. Здесь покупатель сам размещает заказ, контролирует его исполнение и следит за сроками. Компания, в свою очередь, чётко отслеживает спрос на свою продукцию.

SCM (Supply Chain Management) — управление цепочками поставок. Эта концепция оптимизирует логистические цепи, что позволяет существенно сократить транспортные и операционные расходы.

CRM (Customer Relationship Management) — построение автоматизированных систем обслуживания клиентов. CRM системы собирают, обрабатывают и анализируют не только финансово-бухгалтерскую информацию, но и данные о взаимоотношениях с клиентами. Это повышает производительность менеджеров, улучшает качество обслуживания и способствует росту продаж.

Существуют и другие концепции, методологии и идеи, но их рассмотрение выходит за рамки этой статьи.

Есть одна опасность при выборе КИС, особенно если речь идёт об отечественных системах. Когда вы спрашиваете поставщика: "А ваша система ERP?", можете получить утвердительный ответ. Но вы подумаете об одном, а поставщик о другом. В итоге система может оказаться непригодной для вашей компании. Поэтому важно не вестись на громкие заявления о "полном соответствии ERP-стандартам" — такого официального стандарта не существует. Лучше тщательно изучить, как в системе реализованы конкретные функции и насколько они подходят именно для ваших бизнес-процессов. Это поможет избежать покупки "рыбы".

Вопрос 5. Существует ли какая-нибудь классификация КИС?

Четкой научной классификации корпоративных информационных систем (КИС) не существует. Однако в одном из компьютерных изданий предложили классификацию, которая кажется довольно логичной и полезной. Давайте рассмотрим её подробнее.

Локальные системы
Эти системы предназначены для автоматизации учёта по одному или нескольким направлениям: бухгалтерия, сбыт, склады, учёт кадров и так далее. Локальные системы подходят практически для любого предприятия, которое нуждается в управлении финансовыми потоками и автоматизации учетных функций. Они универсальны, но многие разработчики предлагают отраслевые решения с учетом специфики, например, способы начисления налогов. Внедрение локальных систем обычно не занимает много времени. Часто можно просто купить "коробочную" версию программы и самостоятельно установить её на предприятии. Стоимость таких систем варьируется от $5,000 до $50,000.
Финансово-управленческие системы Эти системы предназначены для учета и управления ресурсами непроизводственных компаний. Они гибко настраиваются под нужды конкретного предприятия и хорошо интегрируют его деятельность. В отличие от локальных систем, финансово-управленческие системы имеют более широкий функционал и могут включать базовые возможности управления производством. Стоимость таких систем находится в диапазоне от $50,000 до $200,000. Они универсальны, но требуют учета специфики деятельности конкретной компании.
Средние интегрированные системы
Эти системы созданы для управления производственным предприятием и интегрированного планирования производственного процесса. Они глубоко прорабатывают учётные функции, но часто невозможно выделить отдельный модуль бухгалтерского учёта, так как информация поступает автоматически из других модулей. Основу таких систем составляет цепочка планирования "сбыт - производство - закупки" на основе процедур MRPII. Средние системы значительно сложнее в установке и могут потребовать от 6 месяцев до полутора лет для внедрения. Это связано с тем, что система должна полностью интегрировать все подразделения предприятия, что требует значительных усилий со стороны сотрудников, поставщика КИС и консалтинговой компании. Стоимость таких систем начинается от $50,000 и может превышать $500,000 в зависимости от масштабов проекта.
Крупные интегрированные системы
Эти системы предназначены для управления большими многофункциональными группами предприятий, такими как холдинги или ФПГ. Они предлагают наибольшую функциональность, включая управление производством, сложными финансовыми потоками, корпоративную консолидацию, глобальное планирование и бюджетирование. Крупные интегрированные системы обычно требуют более года на внедрение, а стоимость проекта превышает $500,000. Они отличаются от средних систем глубиной проработки процессов управления и наличием вертикальных рынков.

Условность классификации

Эта классификация довольно условна. Многие системы на рынке могут сочетать в себе функциональные возможности из разных классов. Поэтому при выборе КИС важно учитывать не только классификацию, но и конкретные потребности и особенности вашего предприятия.

Помните, что выбирать систему нужно не по громким заявлениям о её соответствие стандартам, а по тому, как она справляется с конкретными задачами и процессами вашего бизнеса. Это поможет избежать неприятных сюрпризов и выбрать наиболее подходящее решение для вашего предприятия.

Вопрос 6. Нужно ли это моей фирме?

У меня есть один хороший знакомый. Пару лет назад он был недоволен состоянием дел в своей компании и решил, что пора что-то менять — нужна комплексная автоматизация. Он обратился ко мне за советом: какую корпоративную информационную систему (КИС) выбрать?

Я согласился помочь и приехал к нему на обследование. Что я увидел? В компании работало всего 12 человек: мой знакомый, бухгалтер, кассир, два менеджера по продажам, два снабженца, экспедитор, секретарь, кладовщик, водитель и уборщица. Была у них компьютерная сеть и нелицензионная бухгалтерско-складская программа, в которой работали только бухгалтер и кладовщик. В течение года компания обрабатывала около десяти заказов на сумму около $500,000.

Основная проблема заключалась в хаосе информационной инфраструктуры. Программа была нелицензионной, никто её не сопровождал, и работала она нестабильно. Фактически, её использовал только бухгалтер. Менеджеры по продажам не доверяли этой системе и вели свои записи в тетрадках в клеточку.

Я порекомендовал настроить сервер, приобрести лицензионную программу, обучить пользователей и при поддержке поставщика программы внедрить её. Мой знакомый прислушался к совету, и теперь доволен результатом. Он отказался от дорогостоящей КИС и нисколько не жалеет об этом.

Если вы лично контролируете весь свой бизнес, если все документы умещаются на вашем рабочем столе, если вы знаете всех поставщиков, покупателей и сотрудников в лицо, вам, вероятно, не нужна КИС. Эта необходимость возникает тогда, когда:

С вами здоровается сотрудник, чью фамилию вы не знаете.
В компании работает много людей, которых нанимали не вы, и они не всегда знают цели и задачи компании.
В бухгалтерии и отделе сбыта стоят шкафы с бумагами, и часть из них уже переместили в архив.
Вам приносят ведомость безнадёжных долгов, и вы видите цифру с шестью нулями. Менеджеры по продажам уволились, и никто не следил за предоставленными кредитами.
Разъярённый заказчик требует объяснений, потому что обещанная партия продукции ушла другому клиенту.
Сбытовики ругают производственников за невыполненные заказы, производственники винят снабженцев, а те — финансовую службу за несвоевременное выделение средств. И так по кругу.

Ваша компания превратилась в сложную систему, и старые методы управления уже не работают. Нужны новые технологии. В такой ситуации стоит задуматься о покупке КИС, и лучше сделать это заранее, чтобы избежать негативных последствий дезорганизации.

Вопрос 7. Сколько это стоит?

Давайте поговорим о стоимости внедрения корпоративной информационной системы (КИС). Это один из самых часто задаваемых вопросов, и неудивительно, ведь ценовой диапазон КИС действительно очень широк. Всё зависит от множества факторов: класс системы, количество и сложность автоматизируемых бизнес-процессов, структура компании, количество сотрудников, которые будут пользоваться системой, и многое другое. Поэтому точную сумму можно определить только после тщательного изучения конкретной специфики вашего предприятия.

Итак, из чего же складывается стоимость внедрения КИС?

Основные составляющие стоимости внедрения КИС:

Компьютерная техника и коммуникационное оборудование.
Лицензии на использование КИС.
Системное программное обеспечение и сервер баз данных (СУБД).
Обследование и проектирование.
Внедрение КИС.
Эксплуатация КИС.

Разберёмся по порядку.

Компьютерная техника и коммуникационное оборудование

Если у вас уже есть развитая компьютерная инфраструктура, возможно, вам не придётся тратить большие деньги на технику. Но будьте готовы к тому, что потребуется увеличить мощность сервера или даже приобрести новый. Особенно это актуально для компаний с территориально распределённой структурой — потребуется выделенные каналы связи для обеспечения информационного обмена между подразделениями.

Лицензии на использование КИС

Стоимость лицензий может сильно варьироваться у разных поставщиков. Обычно лицензия выдаётся на одного "конкурентного пользователя", то есть на максимальное количество сотрудников, которые смогут одновременно пользоваться системой. Например, если лицензия на одного пользователя стоит $800, и вы покупаете 20 лицензий, то общая стоимость составит $16,000.

Часто КИС построены по модульному принципу (бухгалтерия, производство, планирование и т.д.), и лицензии могут быть выданы на конкретные модули. Например, если вы приобретаете 3 лицензии на модуль "Бухгалтерия", то одновременно пользоваться этим модулем смогут трое сотрудников. Это обеспечивает гибкость и экономичность.

Также существует серверная лицензия, которая может быть необходима для системы в целом или для конкретного модуля. Допустим, пользовательская лицензия на модуль "Бухгалтерия" стоит $300, а серверная — $2000. Для автоматизации 6 рабочих мест вам потребуется $300 x 6 + $2000 = $3800. Но если двое бухгалтеров работают на удалённом складе, может потребоваться ещё одна серверная лицензия, что увеличит стоимость до $5800.

Системное программное обеспечение и Системы управления базами данных.

Серьёзные КИС основаны на мощных СУБД, таких как Oracle, MS SQL Server, Informix и других. Эти базы данных стоят недёшево, но только они могут обеспечить надёжное хранение деловой информации и быструю обработку данных. При рассмотрении вопроса о приобретении КИС обязательно уточняйте лицензионную политику поставщика СУБД, так как она может существенно отличаться от политики поставщика КИС.

Обследование, проектирование и внедрение КИС

Эти затраты часто превышают стоимость программного обеспечения. Особенно дорого обходится внедрение зарубежных КИС, где затраты могут в 4-5 раз превышать стоимость лицензий. Всё зависит от сложности структуры компании, автоматизируемых процессов и потребности в доработке системы под конкретные нужды.

Под итог

Стоимость внедрения КИС — это не просто сумма цен на программное обеспечение и оборудование. Это комплексный проект, включающий в себя множество этапов и затрат. Тщательно изучайте лицензионную политику поставщиков и будьте готовы к дополнительным затратам на оборудование и доработку системы. Помните, что грамотное внедрение КИС требует времени и усилий, но в конечном итоге может значительно повысить эффективность и управляемость вашего бизнеса.

Вопрос 8. Купить или разработать своими силами?

Мне часто доводилось слышать истории о том, как компании пытались разработать собственные корпоративные информационные системы (КИС), но счастливых концов у этих историй я не встречал. Почему? Да потому, что КИС — это очень сложный и высокотехнологичный продукт. На создание таких систем фирмы-разработчики тратят сотни, а порой и тысячи человеко-лет, и бюджеты этих проектов исчисляются миллионами долларов.

Представьте, что вы решили обзавестись "Мерседесом". Вы бы стали собирать команду умельцев, чтобы сварить сталь, просверлить отверстия, отфрезеровать детали и собрать машину прямо во дворе вашего офиса? Конечно, нет. Разработка корпоративной информационной системы — не менее утопичная идея.

Но допустим, вам хватило терпения, и через несколько лет вы увидели результат трудов своих программистов. Где гарантия, что через два-три года вы сможете пользоваться этой системой? Будет ли она документирована так, чтобы новые программисты смогли разобраться в ней после ухода прежних? Это большой вопрос.

Единственный случай, когда разработка собственной КИС имеет смысл — это если вы собираетесь создать коммерческий продукт, готовы инвестировать серьёзные средства, найти высококлассных и дорогих профессионалов, способных управлять таким проектом, и затем продавать полученный продукт. Но это требует огромных ресурсов и редкого набора специалистов.

Если вам это не нужно, то остаётся только один выход — покупать готовую систему и внедрять её. Причём делать это лучше всего совместно с разработчиком системы или консалтинговой фирмой, которая является партнёром разработчика. И, конечно, при максимальном участии ваших специалистов.

Покупка и внедрение готовой корпоративной информационной системы — это оптимальный путь, который позволит вам избежать множества проблем и неудач, связанных с разработкой системы с нуля. Не стоит изобретать велосипед, когда есть проверенные решения, которые помогут вашему бизнесу развиваться и процветать.

Вопрос 9. Какую систему выбрать?

Выбор корпоративной информационной системы предприятию — дело непростое, и главный вопрос здесь: какая система лучше всего подходит для вашей компании? Как оценить и какие критерии учитывать при выборе? Давайте разберёмся.

Определение целей внедрения

Первым делом нужно определить, для чего вам нужна автоматизация. Глобальная цель у всех компаний примерно одинаковая — повышение эффективности и управляемости. Но путь к этой цели у каждого свой. Всё зависит от позиции компании на рынке и стратегии её развития.

Уникальные пути к успеху

Для одной компании важно регулярно обновлять ассортимент, для другой — расширяться территориально, для третьей — развивать дистрибьюторскую сеть, а для четвёртой — переходить к прямым продажам через интернет и телемагазины. КИС должна поддерживать именно ту стратегию, которая важна для вашей компании. Например, если вы планируете переход к прямым продажам, система должна отлично справляться с логистикой, биллингом и интеграцией с веб-платформами. А если вы машиностроительная компания, производящая уникальные изделия, важны мощные средства проектного управления и производственного планирования.

Формулирование целей и техническое задание

Прежде чем выбирать систему, чётко сформулируйте цели внедрения и желаемый результат. Определите ключевые управленческие технологии и бизнес-процессы. Для этого потребуется коллективная работа ключевых менеджеров компании. Учтите, что у каждого будет своё мнение, и все точки зрения нужно объединить в одно целое. В итоге у вас должно получиться техническое задание на выбор КИС.

Изучение и сравнение систем

Теперь, имея на руках техническое задание, можно приступать к изучению и сравнению систем. Оцените, насколько функции каждой системы соответствуют вашим требованиям. Этот подход превратит выбор системы из гадания на кофейной гуще в формализованный процесс.

Избегайте излишних сложностей

Не гонитесь за излишней полнотой и "навороченностью" системы. Это только удорожает проект и усложняет его. На практике действует правило: 20% возможностей системы обеспечивают 80% её эффективности. Если эти 20% возможностей КИС хорошо проработаны и удовлетворяют вашим целям и задачам, то такая система вполне подходит для внедрения.

Подходите к выбору КИС с умом. Чётко формулируйте цели, учитывайте особенности своей компании и сравнивайте системы на основе объективных критериев. Тогда ваш выбор будет грамотным, а внедрение — успешным

Вопрос 10. Можно ли внедрить КИС собственными силами?

Ответ на вопрос, можно ли внедрить корпоративную информационную систему (КИС) самостоятельно, зависит от типа системы, о которой идет речь. Если речь о локальной системе, то внедрение вполне по силам сделать своими силами. Такие системы предназначены для автоматизации отдельных функций, и обычно их настройка не требует глубоких технических знаний.

Внедрение финансово-управленческих систем

Системы, относящиеся к финансово-управленческой группе, несколько сложнее. Однако, если в вашей компании есть сильная IT-служба с опытными специалистами, то и такое внедрение может пройти успешно. Важно, чтобы у команды была четкая стратегия и понимание конечных целей.

Средние и крупные интегрированные системы

Но вот взяться за внедрение средней или крупной интегрированной системы самостоятельно — это уже куда более рискованное мероприятие. Такие системы требуют глубоких знаний и опыта в постановке и оптимизации бизнес-процессов. Более того, многие разработчики КИС сознательно ограничивают возможность самостоятельного внедрения, предоставляя свои продукты только через сертифицированных партнёров или свои внедренческие команды. Это помогает минимизировать риски провала проекта и защитить репутацию разработчика.

Почему лучше работать с внешними экспертами?

Процесс внедрения КИС — это не просто установка программного обеспечения и обучение пользователей. Главным образом, это постановка и оптимизация управленческих технологий. В этом контексте работа с внешними экспертами может дать неоспоримые преимущества. Эти специалисты привносят свежий взгляд и богатый опыт, что помогает более эффективно настроить систему под конкретные нужды вашей компании.

Итак, если вы рассматриваете внедрение КИС, оцените свои ресурсы и возможности трезво. Для небольших локальных систем самостоятельное внедрение вполне реально. Для более сложных финансово-управленческих систем нужна сильная внутренняя IT-команда. А вот для средних и крупных интегрированных систем лучше обратиться к профессионалам. Это не только снизит риски, но и обеспечит более качественный результат.

Вопрос 11. Зачем нужны консультанты?

Когда мы говорим о консалтинге, важно понимать, что это понятие охватывает широкий спектр услуг — от стратегического планирования до решения экологических проблем. Но давайте остановимся на тех консультантах, которые непосредственно связаны с внедрением корпоративных информационных систем (КИС).

Разделение ролей в проекте внедрения КИС

Проект внедрения КИС — это не просто установка программного обеспечения, а постановка и оптимизация управленческих технологий с использованием автоматизации. Поэтому в таких проектах могут участвовать различные специалисты: консультанты по управлению, финансовые, инвестиционные и IT-консультанты.

Консультанты по управлению

Эти специалисты проводят анализ организационной структуры и бизнес-процессов компании. Они помогают руководству разработать стратегию развития, рекомендуют оптимальные способы распределения обязанностей между подразделениями и сотрудниками, настраивают систему принятия решений и многое другое.

Финансовые консультанты

Финансовые консультанты занимаются постановкой системы финансового контроллинга на предприятии. Они разрабатывают учетную политику, систему бюджетов и планов, средства контроля деятельности компании и подразделений, а также критерии оценки результатов.

IT-консультанты

IT-консультанты обследуют организацию клиента (желательно совместно с консультантами по управлению), разрабатывают проект автоматизации, обучают персонал, настраивают КИС и координируют процесс внедрения. Также они обеспечивают поддержку и сопровождение системы на стадии эксплуатации.

Инвестиционные консультанты

Инвестиционные консультанты оценивают коммерческую привлекательность инвестиций в КИС. Важно учитывать, что внедрение КИС — это дорогой проект, и его нужно рассматривать как инвестиционный. Оценка инвестиционной привлекательности IT-проектов имеет свои особенности, и здесь важно использовать подходящие методики.

Стоимость консалтинговых услуг

Привлечение консультантов может показаться дорогостоящим мероприятием. Например, стоимость одного дня работы западного консультанта может превышать $1000. Однако эта сумма включает в себя не только гонорары консультантов, но и расходы на офис, телефон, административный и вспомогательный персонал, налоги, приобретение техники и программного обеспечения, обучение и сертификацию специалистов.

В последнее время консалтинговые фирмы стали предлагать контракты с фиксированной суммой, чтобы избежать недоверия клиентов к повременной схеме расчёта. Однако такие контракты накладывают на клиента серьёзные обязательства, и за неорганизованность придётся платить из своего кармана.

Роль внутренних специалистов

Когда речь идет о внедрении несложного программного продукта, это можно сделать силами системного администратора или специалиста финансового отдела. Но для сложной системы КИС, которая решает множество взаимосвязанных управленческих задач, не обойтись без опытных экспертов. Настройка КИС требует знания особенностей программного продукта и бизнес-функций предприятия, а также методики управления проектом.

Привлечение консультантов имеет свои преимущества. Они помогают избежать ошибок, предостерегают от проблем и предлагают проверенные решения. Но не стоит забывать, что ответственность за конечные результаты внедрения КИС лежит на вашей компании. Консультанты могут помочь, но не могут сделать вашу работу за вас. Успех проекта зависит от вашей вовлеченности и готовности взять на себя ответственность за функционирование системы.

Вопрос 12. С чего начать?

Не нужно изобретать велосипед, когда речь идет об автоматизации. Есть проверенные временем технологии и рекомендации, которые помогут вам эффективно внедрить корпоративную информационную систему (КИС). Давайте рассмотрим основные шаги, которые вам стоит предпринять.

Осознайте потребность в автоматизации
Первый шаг — это признание проблемы. Вы знаете, что в вашей компании что-то не так, но пока не понимаете, что именно нужно сделать. Проведите серию совещаний с руководителями подразделений и ключевыми специалистами. Возможно, проблема вовсе не в отсутствии автоматизации. Например, если продажи идут плохо из-за морального устаревания продукции, то КИС тут не поможет. Но если причина кроется в срывах сроков, проблемах с производством и поставками, нехватке средств на закупку, то КИС может оказаться именно тем, что нужно для решения этих проблем.
Сформулируйте цели и задачи внедрения
Когда вы поняли, что именно нужно автоматизировать, пора сформулировать цель. Например: "Упорядочение материальных и финансовых потоков для лучшего удовлетворения требований клиентов, снижения потребности в оборотных средствах и максимизации прибыли компании." Разбейте цель на конкретные задачи, такие как создание системы бюджетного планирования и контроля, взаимосвязанное планирование продаж, производства, снабжения, доходов и расходов, разработка нормативов страховых запасов сырья и материалов.
Целей может быть несколько, а задач еще больше. Важно вовремя остановиться и не пытаться автоматизировать абсолютно всё, вплоть до кондиционеров и водосчётчиков в офисе. Определите границы автоматизации и переходите к следующему этапу.
Сформируйте рабочую группу
Создайте рабочую группу, включив в неё руководителей подразделений и ключевых специалистов. Это могут быть начальник службы АСУ, руководители отделов снабжения и сбыта, производственного отдела, финансовой службы и бухгалтерии. Список может варьироваться в зависимости от специфики вашей компании.
Группа должна встречаться с поставщиками КИС, независимыми консультантами, посещать выставки, проводить совещания, обсуждать плюсы и минусы различных вариантов. Вовлечение руководителей в процесс выбора системы повысит их лояльность и заинтересованность в успешном внедрении.
Проведите комплексное обследование
Выберите консалтинговую компанию для проведения обследования и формирования технического задания на автоматизацию или, если у вас есть опытные специалисты, проведите обследование самостоятельно. Комплексное обследование — не роскошь, а необходимость. При этом консультант, проводящий обследование, не обязательно должен быть поставщиком КИС. Профессиональный консультант сможет составить техническое задание независимо от выбранной системы, что обеспечит объективность и качество документа.
Выберите КИС и заключите договор на внедрение

На основании технического задания и работы рабочей группы выберите подходящую КИС и заключите договор на её внедрение. Если вы доверяете поставщику КИС, этапы 4 и 5 можно объединить, что сократит сроки автоматизации, но увеличит риск выбора неподходящего решения.

Вопрос 13. Требуется ли участие руководителя?

Это, пожалуй, самый важный вопрос из всех, которые мы рассматриваем. Он типичен для России и, по своей сути, весьма парадоксален. Ведь большинству руководителей не приходит в голову остаться в стороне, скажем, при строительстве нового цеха или установке импортной производственной линии. Они будут регулярно посещать объект, контролировать ход работ, давать указания, подгонять подрядчиков. Однако, когда речь заходит о внедрении корпоративной информационной системы (КИС) — системы, которая охватывает всю компанию — многие руководители почему-то предпочитают оставаться в тени и практически не участвуют в процессе.

Между тем, внедрение КИС намного сложнее, чем строительство цеха или установка новой линии. КИС затрагивает интересы множества людей, и если возникает конфликт интересов, сопротивление неизбежно. В таких ситуациях нужны воля и власть. Если руководитель самоустраняется и отдаёт процесс на откуп "очкарикам из отдела АСУ", то внедрение будет буксовать, пока не заглохнет окончательно. А если инициатором проекта был сам руководитель, то у критиков появятся дополнительные аргументы обвинить его в "бессмысленной растрате средств".

Участие в проекте не означает, что руководитель должен вникать во все технические детали, заглядывать программистам через плечо или разбираться в различиях между "тонким" и "толстым" клиентом. Это не нужно и даже вредно. Но контролировать общий ход проекта, знакомиться с промежуточными результатами, решать возникающие организационные проблемы и беседовать с участниками процесса внедрения необходимо. Руководитель должен быть хозяином процесса, как принято говорить в управленческой среде.

Кроме того, КИС предоставляет руководителям инструменты для анализа деятельности предприятия, планирования и контроля. Один из критериев успешности внедрения КИС — это пользуется ли руководитель этими инструментами или нет. Вам, вероятно, придётся лично пройти курс обучения и освоить эти инструменты. В конечном счёте, ваше участие и поддержка могут стать ключевыми факторами успеха проекта.

Вопрос 14. Зачем нужно обследование?

Прежде чем начинать внедрение системы автоматизации, стоит задуматься о небольшой реорганизации и коррекции существующих бизнес-процессов в компании. Почему это важно? Потому что без четкой и формализованной системы управления шансы на успешное внедрение КИС стремятся к нулю. Хаос не поддается автоматизации, ведь в итоге получится лишь автоматизированный хаос.

Один из ключевых этапов проекта внедрения — это всестороннее и точное обследование компании. Нужно внимательно изучить все аспекты её деятельности. На основании этого анализа будет строиться вся дальнейшая схема построения КИС.

Попытка автоматизировать бизнес "как есть" обычно приводит к обнаружению множества нестыковок, лишних затрат и бессмысленных процессов. В процессе обследования часто выявляются противоречия в организационной структуре, устранение которых позволяет сократить издержки и ускорить выполнение различных бизнес-процессов. Автоматизация хаоса не принесет пользы, поэтому стоит сначала навести порядок, а уже затем переходить к внедрению системы автоматизации.

Вопрос 15. Реинжиниринг или подмена понятий?

Многие IT-компании, рекламируя свои услуги по "комплексной автоматизации", любят бросаться громкими терминами вроде "реинжиниринг бизнес-процессов". Но зачастую за этими словами кроется подмена понятий. Вместо реального реинжиниринга бизнес-процессов, то есть создания новых, более эффективных процессов, компании часто просто обновляют старое программное обеспечение без изменения самих процессов. Сегодня мы поговорим не о реинжиниринге ПО, а о реинжиниринге бизнес-процессов как управленческой методологии.

Реинжиниринг бизнес-процессов (РБП) — это одно из самых модных направлений последнего десятилетия. По определению Майкла Хаммера, одного из основателей метода, РБП — это "фундаментальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения коренных улучшений в таких показателях, как стоимость, качество, услуги и темпы". Важная особенность РБП заключается в ориентации на процессы, а не на функции. Хаммер считал РБП революцией в бизнесе, отходом от базовых принципов построения предприятий и превращением бизнеса в инженерную деятельность.

Однако многие ошибочно полагают, что реинжиниринг — это просто дополнение к внедрению КИС, и ставят между ними знак равенства. На самом деле, это совершенно разные понятия. Суть РБП в создании системы рационального управления предприятием, где отправной точкой является взаимодействие человеческих и материальных ресурсов, а не программное обеспечение. КИС, в свою очередь, лишь реализует эту систему управления.

Стоит отметить, что РБП — не единственный метод улучшения бизнеса. Есть и менее радикальные методологии, такие как "всеобщее управление качеством" (TQM) или метод "непрерывных улучшений" (continuous improvements).

РБП часто критикуют за его радикальность. И это обосновано: в неумелых руках этот метод может принести больше вреда, чем пользы. Я сам видел, как один лжеконсультант развалил вполне работоспособную команду, и ничего нового на её месте не создал.

Поэтому, прежде чем применять РБП и привлекать консультантов, стоит почитать соответствующую литературу. Например, книгу Робсона и Уллаха "Практическое руководство по реинжинирингу бизнес-процессов". Если же вы решили применить этот метод, начните с малого — выберите не слишком важный участок. Если что-то пойдет не так, последствия будут минимальными.

Не стоит проводить реорганизацию без веских причин. Лучше ограничиться локальными изменениями там, где они действительно необходимы. Это поможет избежать значительного спада активности и негативного влияния на текущую коммерческую деятельность.

Внедрение реинжиниринга требует осмысленного подхода и точного понимания целей. Это не просто модное слово, а мощный инструмент, который, при правильном применении, способен кардинально улучшить работу вашей компании.

Вопрос 16. Потребуется ли обновление парка вычислительной техники?

Отвечать на вопрос о необходимости обновления оборудования для автоматизации можно только на стадии составления проекта. Всё зависит от того, какое решение вы выбрали и в каком состоянии находится ваш парк вычислительной техники. Обычно, на практике, требуется обновить или приобрести более мощный сервер, привести в порядок сетевую инфраструктуру и частично обновить парк пользовательских ПК.

Часто в качестве сервера используется обычный компьютер, который выполняет функции сетевого принтера и места для хранения общих файлов. Однако большинство корпоративных информационных систем (КИС) работают по технологии "клиент-сервер". Это значит, что основной объем обработки данных выполняется на сервере, а рабочие станции служат лишь интерфейсом для взаимодействия пользователей с системой.

Поэтому сервер должен быть мощным и производительным. А вот требования к клиентским ПК не столь строгие. Если КИС использует алфавитно-цифровой интерфейс (например, DOS), то для рабочих станций вполне подойдут старые ПК с процессором i486 и 8-16 Мб оперативной памяти. Но если КИС использует оконный интерфейс на базе Windows, то требования к производительности ПК возрастают.

Разработчики КИС обычно предоставляют рекомендации по минимальным и оптимальным характеристикам серверов и рабочих станций. Эти рекомендации стоит учитывать при планировании автоматизации, чтобы система работала стабильно и эффективно.

В итоге, прежде чем приступать к автоматизации, тщательно оцените текущее состояние вашего оборудования и будьте готовы к возможным инвестициям в его обновление. Это позволит избежать проблем в будущем и обеспечить успешное внедрение корпоративной информационной системы.

Вопрос 17. Этапы безопасного внедрения

Ваша последовательность действий при внедрении корпоративной информационной системы (КИС) может выглядеть следующим образом:

Сформируйте команду внедрения
Соберите команду из руководителей тех подразделений, через которые проходят ключевые бизнес-процессы вашей компании. Включите в неё самых компетентных специалистов, которые могут внести значимый вклад в проект.
Преодоление сопротивления сотрудников
Чтобы избежать сопротивления сотрудников внедрению КИС, привлеките к работе одного из наиболее активных противников. Это не только свяжет ему руки, но и даст возможность учесть его точку зрения. Разработайте систему мер поощрения и наказания для мотивации команды.
Создайте ощущение неизбежности
Чтобы все поняли, что внедрение КИС неизбежно, утвердите план-график внедрения и проведите собрание с руководителями подразделений, на котором объявите о запуске проекта и его сроках.
Наделите проектного руководителя полномочиями
Руководителю проекта необходимы полномочия для эффективного преодоления сопротивления и решения возникающих проблем. Убедитесь, что у него есть все необходимые ресурсы и полномочия.
Обеспечьте взаимодействие и документирование
Организуйте тесное взаимодействие команды внедрения и представителей поставщика КИС. Важно документировать все проектные решения и результаты. Это облегчит работу службы АСУ после завершения проекта, когда консультанты уйдут.
Начните с пилотного проекта
Реализуйте пилотный проект, чтобы оценить компетентность и порядочность поставщика и консультантов. Это даст вам представление о том, чего ожидать в дальнейшем, и поможет избежать крупных ошибок.
Пошаговая автоматизация
Не стремитесь автоматизировать всё сразу. Разработайте поэтапный план внедрения КИС, определите приоритеты. Начните с ключевых подсистем и подразделений, чтобы система начала приносить пользу как можно раньше, что ускорит её окупаемость.
Регулярный контроль
Регулярно контролируйте ход проекта, вникайте в ключевые моменты. Анализируйте причины отклонений от графика и вносите необходимые корректировки.
Избегайте значительных изменений
Не допускайте внесения значительных изменений в проект, если только это не критично. Иначе рискуете увязнуть в бесконечных доработках и исчерпать бюджет.
Соблюдайте график финансирования
Старайтесь не срывать график финансирования. Недостаток средств может привести к замедлению проекта и удлинению сроков внедрения.

Следуя этим шагам, вы сможете обеспечить успешное внедрение КИС, минимизировать риски и максимально использовать все преимущества новой системы.

Вопрос 18. Что способствует и что препятствует успешному внедрению?

Когда речь заходит о внедрении корпоративной информационной системы (КИС), успех проекта зависит от множества факторов. По данным независимых исследований, на успех влияют следующие элементы:

Факторы успешного внедрения КИС:

Участие руководства во внедрении (20%): Это самый важный фактор. Поддержка и активное участие высшего руководства и собственников компании критически важны. Без их участия проект практически обречен на провал.
Наличие и соблюдение плана внедрения (19%): Чётко разработанный план и его соблюдение обеспечивают структурированный и последовательный подход к внедрению, что значительно повышает шансы на успех.
Чёткие цели и требования к проекту (16%): Менеджеры должны иметь чёткое видение и требования к проекту. Без ясных целей проект может забуксовать на самых ранних этапах.
Участие специалистов компании-клиента (16%): Важно, чтобы сотрудники, непосредственно работающие с новыми системами, были активно вовлечены в процесс внедрения. Их знания и опыт играют ключевую роль.
Качество КИС и команды поставщика решения (11%): Качественное программное обеспечение и профессиональная команда поставщика — это база, на которой строится весь проект.
Проведение реинжиниринга бизнес-процессов до внедрения (8%) : Пересмотр и оптимизация существующих процессов до внедрения КИС может значительно упростить процесс автоматизации.
Наличие выработанной стратегии у предприятия (8%): Чёткая стратегия компании помогает выстроить процесс внедрения в соответствии с долгосрочными целями.
Получение быстрой и ощутимой отдачи (2%): Быстрые результаты мотивируют команду и подтверждают правильность выбранного направления.

Основные сложности при внедрении КИС:

Невнимание руководства к проекту (40%): Без активного участия и контроля со стороны руководства проект рискует стать неуправляемым и потерять стратегическое направление.
Отсутствие чётко сформулированных целей проекта (17%): Без ясных целей и задач проект может потерять фокус, что приводит к неэффективному использованию ресурсов.
Неформализованность бизнес-процессов (14%): Отсутствие четко прописанных и оптимизированных бизнес-процессов делает внедрение хаотичным и неэффективным.
Неготовность компании к изменениям (12%): Сопротивление изменениям со стороны сотрудников и руководства может значительно затормозить процесс внедрения.
Нестабильность законодательства (6%): Постоянные изменения в законодательстве могут потребовать дополнительных корректировок в КИС, усложняя процесс внедрения.
Коррупция в компаниях (5%): Нечестные практики могут подорвать процесс внедрения и привести к значительным потерям.
Низкая квалификация кадров (4%): Недостаток знаний и навыков у сотрудников может стать серьёзным препятствием для успешного внедрения.
Недостаточное финансирование (2%): Без достаточного бюджета проект не сможет достичь своих целей и будет постоянно сталкиваться с финансовыми ограничениями.

Почему поддержка руководства так важна?

Внедрение КИС часто сопровождается изменениями в устоявшихся бизнес-процессах и взаимоотношениях. Это может затронуть интересы различных сотрудников, включая тех, кто занимает высокие должности. Поддержка высшего руководства помогает сглаживать эти конфликты и направлять проект в нужное русло.

Кроме того, участие функциональных подразделений — бухгалтерии, планового, производственного и других отделов — делает проект более комплексным и учитывающим все аспекты деятельности компании. Это значительно повышает шансы на успех.

Невнимание руководства и отсутствие реальной управляемости компании являются основными причинами неудач. Когда руководство не проявляет интереса к проекту, это сразу же отражается на его результатах.

Вопрос 19. Каковы риски внедрения?

Моральная неготовность компании к внедрению – это основной риск, который подстерегает предприятие на пути к успешному завершению проекта автоматизации. Если руководство и ключевые менеджеры не осознали необходимость внедрения КИС, проект будет восприниматься как навязанное сверху обязательство. Никто не будет воспринимать процесс всерьез, что приведет к пассивному сопротивлению и саботажу.

Нарушение сроков

Этот риск тесно связан с отсутствием поддержки и понимания проекта. Если сотрудники не понимают целей и задач внедрения, а руководство не оказывает необходимую поддержку, выполнение проектных задач будет нарушено. В итоге сроки будут сорваны. Кроме того, неграмотно разработанный проект или популистские решения, принятые в угоду чьим-то интересам, могут также привести к задержкам. А еще недофинансирование проекта может стать серьезной преградой.

Перерасход бюджета

Перерасход часто происходит, когда после утверждения проектной документации появляются дополнительные требования и пожелания. Эти «хотелки» нужно строго пресекать и оставлять на будущее. Помните правило: 20% возможностей КИС обеспечивают 80% её эффективности. Внедрите эти 20%, а всё остальное отложите на второй этап. Перерасход также возможен из-за плохо составленного бюджета: например, вы ожидали, что затраты будут минимальными, а в итоге они резко возросли. Конечно, необходимо стремиться к минимизации расходов, но без фанатизма – за «канарейку за копейку» не получится.

Нехватка ресурсов

Другая крайность – это когда утверждают проект с большой сметой, но не заботятся об источниках финансирования. Если руководитель подписывает проект и смету, не обеспечив необходимые ресурсы, проект обречен на провал. Ни один поставщик КИС или консультант не будет работать бесплатно только потому, что у компании нет денег. Это очевидно, но часто забывается.

Успешное внедрение КИС требует осознанного подхода и тщательного планирования. Руководство должно быть полностью вовлечено в процесс, обеспечивая поддержку и ресурсы. Сотрудники должны понимать цели и задачи проекта, а любые дополнительные требования нужно контролировать и отсекать. Только так можно избежать срывов сроков, перерасхода бюджета и недостатка ресурсов, обеспечив успешное завершение проекта.

Вопрос 20. Действия после внедрения

В бизнесе всё непрерывно меняется. Если предприятие не движется вперёд, значит, оно уже катится вниз. Успешная компания всегда должна быть готова к изменениям и гибко реагировать на новые вызовы внешней среды, адаптируя свою управленческую технологию и внутреннюю структуру.

Корпоративная информационная система (КИС) должна обладать способностью адаптироваться к изменениям и развиваться вместе с компанией. На этапе эксплуатации внедренческий процесс не прекращается. Теперь он становится более спокойным и локальным, и зачастую его выполняет внутренняя служба автоматизированных систем управления (АСУ).

Есть ещё одна интересная деталь: "аппетит приходит во время еды". Когда КИС начинает эффективно работать, в компании создаётся совершенно новый климат. Сотрудники, увидев реальную пользу и эффективность системы, начинают по-другому относиться к информации. У них появляются новые идеи и дополнительные требования к системе. Так что, совершенству нет предела.

Это напоминает нам, что внедрение КИС – это не разовая акция, а непрерывный процесс улучшений и адаптаций. С каждым этапом компания становится сильнее, гибче и более готовой к новым вызовам.

Вопрос 21. За что взымаются ежегодные сборы?

Когда разработчики выпускают продукт на рынок, они не останавливаются на достигнутом и продолжают совершенствовать свои решения. Мы живём в динамичное время, и изменения происходят постоянно. Государственные ведомства регулярно преподносят предприятиям новые головоломки. Вспомните хотя бы хаос с введением счетов-фактур в 1998 году или налоговый учёт, появившийся в 2002 году.

Такие изменения требуют от разработчиков значительных ресурсов на обновление и адаптацию своих продуктов. Кто за это платит? Конечно, клиент, оплачивающий годовую поддержку.

Стоимость годовой поддержки обычно составляет от 15 до 30% от стоимости приобретённых лицензий. Первый год поддержки обычно включён в стоимость лицензий, но со второго года за поддержку придётся платить дополнительно. Это добровольное дело: можно не продлевать обслуживание. Но будьте готовы к тому, что, когда вы захотите получить новую версию с важными для вас улучшениями, вас попросят заплатить за неё. Иногда со скидкой, а иногда — нет. Некоторые поставщики могут предложить оплатить поддержку за пропущенный период, прежде чем предоставить обновлённую версию КИС.

Годовая поддержка — это не просто формальность. Она обеспечивает вас актуальными обновлениями, улучшениями и поддержкой, что особенно важно в условиях постоянно меняющегося законодательства и рыночных условий. Поэтому, продлевая поддержку, вы инвестируете в стабильность и эффективность работы вашей системы и, соответственно, вашего бизнеса.

Заключение

Надеюсь, эта статья была вам полезна и помогла сформировать общее представление о корпоративных информационных системах, их преимуществах, процессе внедрения и тех трудностях, с которыми могут столкнуться автоматизаторы и автоматизируемые на пути к успешному завершению проектов.

Если у вас возникли вопросы или вам нужно дополнительное разъяснение, не стесняйтесь писать нам на электронную почту. Будем рады помочь!