Как загрузить в базу фирменные материалы?

Общие сведения

Пользовательская (фирменная) база по своей структуре и правилам организации данных ничем не отличается от стандартных» сметно-нормативных баз ФЕР-2001 и ТЕР-2001.

Для хранения «фирменных» ресурсов в пользовательской базе необходимо создать:

•Группу сборников сметных цен (в базе ТЕР-2001, например, эта группа имеет шифр ССЦ01);

•Сборник ресурсов. Для сборника указывается его Номер (шифр, может включать до 7 символов) и Наименование.

В Сборники включается вся номенклатура «фирменных ресурсов с указанием:

•Шифра ресурса – уникального в пределах сборника обоснования (кода), который может содержать 3 группы символов по формату 7-5-3 (всего 17 символов); С учетом

•Наименования;

•Единицы измерения;

•Цены (в базе ТЕР-2001 указаны «базисные» цены). Цена для ресурса может быть не указана, т.е. равна 0.

Справочник цен – это по сути специальная таблица, в которой указаны ЦЕНЫ для ресурсов из Сборников базы НСИ.

В Справочнике цен указываются:

•Обоснование (шифр) ресурса;

•Цена ресурса

Справочников цен может быть создано несколько. В разных Справочниках для одного и того же ресурса могут быть указаны разные цены. Обычно это цены за разные периоды (год и месяц, квартал и т.д.), это могут быть цены различных поставщиков и др.

Для упрощения процесса создания фирменной базы в Комплексе А0 предусмотрены механизмы «загрузки» информации о ресурсах и их ценах непосредственно в базу НСИ из файлов в формате MS Excel.

Загрузка Сборника ресурсов из Excel-файла

1.Заполнить файл-шаблон  (лист сборник) своими ресурсами, либо свой Excel-файл со списком ресурсов привести в соответствие с формой шаблона.

Важно! Особое внимание следует обратить на информацию в колонках «Вид затрат» и «Вид ресурса». Для материалов «пользовательской» базы следует указать:

•Вид затрат – «0» - строительные работы;

•Вид ресурса – «5» - материалы

Важно! Информация в колонке «Обоснование ресурса» в одном сборнике не должна повторяться.

2.Создать в нормативной базе новую группу сборников. Для этого лучше использовать Пользовательскую базу (Фирма). Если расценки будут загружаться в «стандартную» БД (например, ТЕР-01), то при обновлении базы расценки будут потеряны.

Для этого необходимо сделать следующее:

a.        Открыть базу данных, в которую необходимо загрузить сборник

b.        Включить режим редактирования

c.        В меню Данные выбрать Группа сборников и Создать

d.        В окне Создание группы сборников указать Тип группы – Ресурс, Шифр и Наименование (шифр должен соответствовать столбцу

e. Шифр в Excel-файле с ресурсами

3.Создать Сборник. Для этого:

a.Включить режим редактирования(при необходимости)

b.В меню Данные выбрать Сборник и Создать

c.В окне Создание сборника указать Тип группы – Ресурс, Шифр и Наименование. Шифр должен соответствовать столбцу «Номер сборника» в Excel-файле с ресурсами.

4.В созданном сборнике в меню Сервис выбрать Импорт ресурсов из Excel. В окне Выбор листа Excel выбрать лист, содержащий необходимые данные

5.Выполнить загрузку подготовленного файла. В ячейке Номер первой строки с данными следует поставить число 3, либо номер строки, с которой вы хотите начать загрузку данных. (см. окно Настройка загрузки из Excel). Нажать кнопку Готово.

Загрузка Справочника цен из Excel-файла

1.Заполнить файл-шаблон (лист Справочник) своими ресурсами, либо привести свой Excel-файл со списком ресурсов привести в соответствие с формой шаблона.

Важно! Справочники цен создаются на основе Сборников, поэтому шифры ресурсов, загружаемые в справочник, должны соответствовать шифрам ресурсов в ранее созданном Сборнике ресурсов.

2.Создать в системе новый справочник цен:

a.В окне Система, в разделе Справочники цен необходимо создать новый справочник с помощью кнопки Создать справочник цен

b.В окне Заголовок нового справочника заполнить необходимые поля и нажать кнопку Сохранить

c.В окне Справочник выбрать шифр базы НСИ, для которой создается справочник (для фирменной базы этот шифр «Фирма»), и нажать кнопку Загрузить цены из Excel

d.Выбрать лист, содержащий необходимые данные для загрузки:

e.Выполнить загрузку данных. В ячейке Номер первой строки с данными следует поставить число 3, либо номер строки, с которой вы хотите начать загрузку данных. (см. окно Настройка загрузки из Excel).